Gérer la rémunération des participants à travers plusieurs points de mesure

La rémunération des participants fait partie de l’expérience de recherche

La rémunération des participants fait partie de l’expérience de recherche. Dans une étude longitudinale, elle est souvent l’une des façons les plus visibles pour un participant de percevoir l’organisation de l’étude, sa fiabilité et le respect accordé à son temps.

Un participant peut remplir un questionnaire de référence, revenir pour un suivi, compléter un point de mesure ultérieur ou devenir inadmissible en cours de protocole. Chacun de ces événements peut influencer la question de savoir si une rémunération est due, quel montant est dû et si l’équipe de recherche peut la verser. Lorsque ce suivi se fait en dehors du flux de travail de recherche, les coordonnateurs et coordonnatrices doivent souvent rapprocher manuellement des feuilles de calcul, des exportations d’achèvement, des listes de courriels et des dossiers de cartes-cadeaux.

Pour nQuerio, le problème ne se limite pas au paiement. Il s’agit de la rémunération des participants en recherche académique : un défi de coordination qui touche l’expérience des participants, la documentation éthique, la gouvernance de la recherche, la confidentialité et la qualité des données.

Ce que signifie la rémunération liée à la complétion des points de mesure

La rémunération liée à la complétion des points de mesure associe la rémunération à une activité de recherche définie. Une étude peut offrir un montant pour remplir un questionnaire de présélection, un autre pour compléter le point de mesure de référence et un autre pour un suivi. L’élément important est que le plan de rémunération suit la conception de l’étude.

C’est important parce que les études académiques sont rarement aussi simples qu’un sondage suivi d’un cadeau de remerciement. Les participants peuvent compléter certains points de mesure et en manquer d’autres. Ils peuvent être exclus selon des critères d’admissibilité. Une équipe de recherche peut devoir exclure des données de test des dossiers de rémunération. Les coordonnateurs et coordonnatrices peuvent aussi devoir confirmer si des cartes-cadeaux ont été livrées, ont échoué ou nécessitent encore un suivi.

Un flux de travail structuré pour la rémunération donne à l’équipe de recherche un dossier de ce qui s’est produit, sans laisser entendre que les décisions de rémunération sont automatiques. Les comités d’éthique et les chercheurs principaux déterminent toujours si le modèle de rémunération est approprié pour la population étudiée, la charge de participation et le protocole.

Comme les montants de rémunération sont liés aux activités de l’étude, les équipes de recherche peuvent aussi expliquer et documenter plus facilement leur approche de rémunération lors de l’examen éthique.

Un exemple concret de gestion de la rémunération des participants

Les flux de travail de rémunération des participants sont souvent plus complexes qu’ils ne le semblent au départ.

Une équipe de recherche utilisant nQuerio a mené une étude longitudinale d’un an comprenant un point de mesure par mois. Les participants étaient admissibles à recevoir 10 $ pour chaque point de mesure complété, mais la rémunération n’était pas versée immédiatement.

L’équipe de recherche souhaitait d’abord terminer la collecte des données et effectuer son examen de la qualité des données avant de verser la rémunération. Cela permettait de traiter les dossiers de test, la participation invalide et d’autres enjeux de qualité des données avant le calcul de la rémunération.

Une fois l’étude terminée, le chercheur principal a configuré les montants de rémunération dans nQuerio et les a associés aux points de mesure pertinents. La plateforme a automatiquement calculé la rémunération de chaque participant en fonction des activités de l’étude complétées.

Avant d’émettre la rémunération, l’équipe de recherche pouvait examiner les dossiers générés, vérifier les totaux et confirmer que les montants calculés correspondaient à ses attentes.

Après cet examen, le processus est devenu remarquablement simple.

Le chercheur principal a sélectionné les dossiers de rémunération à émettre et a cliqué sur Envoyer.

nQuerio a automatiquement généré les cartes-cadeaux, créé les dossiers de rémunération au niveau des participants et envoyé des courriels personnalisés contenant des codes-cadeaux sécurisés aux participants admissibles.

Ce qui exigerait traditionnellement le rapprochement de feuilles de calcul, des calculs manuels, la préparation de cartes-cadeaux, la rédaction de courriels et le suivi de la livraison est devenu un flux de travail documenté, réalisé en quelques étapes.

L’objectif n’était pas de retirer la supervision humaine.

L’objectif était de réduire le travail administratif répétitif tout en préservant le contrôle des chercheurs sur l’admissibilité, la validation et l’approbation finale.

Pourquoi le suivi de la rémunération devient difficile dans les études longitudinales

La recherche longitudinale crée des défis de coordination faciles à sous-estimer.

Un plan de rémunération simple peut devenir étonnamment complexe lorsque l’étude comprend plusieurs points de mesure, différents montants de rémunération, des exclusions de participants, une participation incomplète, la livraison de cartes-cadeaux et un rapprochement manuel.

Sans dossier structuré, un coordonnateur ou une coordonnatrice peut devoir répondre à des questions de base à partir de plusieurs endroits :

Ces questions sont opérationnelles, mais elles influencent la qualité de la recherche. Le rapprochement manuel augmente le risque d’oublier des participants, de verser une rémunération en double, d’attribuer des montants incorrects et de produire une documentation ambiguë. Il augmente aussi la quantité de renseignements de contact des participants traités en dehors de la plateforme de recherche.

Comment nQuerio aide les équipes de recherche à coordonner les dossiers de rémunération

Le flux de travail de rémunération de nQuerio est conçu autour de la structure de l’étude.

Les dossiers de rémunération peuvent être associés aux points de mesure complétés, examinés par l’équipe de recherche, regroupés en dossiers de rémunération au niveau des participants, puis suivis jusqu’à l’émission et au rapprochement.

Le flux de travail peut exclure des dossiers de rémunération générés les données de test et les participants qui ont été exclus de l’étude. C’est important parce que le suivi de la rémunération devrait refléter la population de participants définie par le protocole, et non chaque dossier technique ou administratif créé pendant la configuration et les essais.

Avant la livraison de la rémunération, l’équipe de recherche a l’occasion d’examiner les dossiers de rémunération. Une fois la préparation de la rémunération amorcée, les règles de rémunération de l’étude peuvent être conservées afin que les dossiers demeurent cohérents au fil du temps.

Après la distribution des cartes-cadeaux ou un autre processus de livraison pris en charge, le rapprochement aide à distinguer la rémunération qui a été versée de celle qui nécessite encore une attention.

Un avantage important est que les équipes de recherche peuvent gérer la rémunération des participants sans avoir à faire manuellement le lien entre les participants, les points de mesure complétés, les montants de rémunération et les dossiers de cartes-cadeaux.

Pourquoi le suivi de la rémunération compte pour la gouvernance de la recherche

Le suivi de la rémunération fait partie de la gouvernance de la recherche parce qu’il aide à répondre aux questions qu’un chercheur principal, un coordonnateur ou une coordonnatrice, ou un comité d’éthique peut raisonnablement poser :

Un dossier de rémunération clair soutient la transparence du protocole. Il peut aider les équipes à expliquer comment la rémunération est liée aux activités de l’étude et comment les exceptions sont traitées.

Il peut aussi aider à distinguer le suivi opérationnel de l’approbation éthique. nQuerio peut soutenir la documentation et le rapprochement, mais ne détermine pas si la rémunération est proportionnée, non coercitive ou acceptable pour une population de participants donnée.

Cette distinction est importante.

La technologie peut réduire le fardeau manuel et améliorer la traçabilité. Elle ne peut pas remplacer la conception du protocole, le libellé du consentement, les politiques institutionnelles ni l’examen éthique.

Confidentialité : garder les coordonnées séparées des réponses de recherche

La rémunération des participants exige souvent des renseignements de contact. La distribution de cartes-cadeaux, par exemple, peut dépendre d’une adresse courriel valide. Cela ne signifie pas que les coordonnées des participants devraient devenir des données de recherche courantes.

Un flux de travail soucieux de la confidentialité garde l’objectif clair.

Les renseignements de contact sont nécessaires pour les communications et la livraison de la rémunération. Les réponses de recherche sont recueillies aux fins d’analyse. Les dossiers de rémunération relient des événements opérationnels, comme les points de mesure complétés et la livraison de la rémunération, mais ils ne devraient pas encourager une exposition inutile des identifiants des participants.

L’approche de nQuerio soutient cette distinction en traitant les dossiers de rémunération comme une partie du flux de travail des opérations de recherche.

Les renseignements de contact des participants demeurent séparés des réponses de recherche, et l’accès peut être contrôlé selon les responsabilités de l’équipe de recherche.

Ce que cela signifie pour les équipes de recherche et les participants

Pour les coordonnateurs et coordonnatrices de recherche, le suivi structuré de la rémunération réduit le besoin de maintenir des feuilles de calcul séparées et de rapprocher manuellement chaque point de mesure complété.

Pour les chercheurs principaux, il crée un dossier plus clair de la façon dont la rémunération des participants est gérée tout au long de l’étude.

Pour les comités d’éthique, il soutient une documentation plus transparente des montants de rémunération, du moment où ils sont versés, des critères d’admissibilité et des procédures de suivi.

Pour les participants, la valeur est pratique. La rémunération est plus susceptible de suivre la structure de l’étude, et les problèmes évitables, comme des renseignements de contact invalides ou un statut de livraison ambigu, peuvent être repérés plus tôt.

Le résultat n’est pas un flux de paiement générique.

Il s’agit d’une rémunération des participants alignée sur la recherche académique : fondée sur les points de mesure, documentée, soucieuse de la confidentialité et conçue pour les réalités des études longitudinales.

Quelle est la prochaine étape pour la rémunération des participants dans nQuerio

La prochaine étape consiste à continuer de renforcer le lien entre la conception de l’étude et les opérations auprès des participants.

La rémunération devrait être planifiée en même temps que le recrutement, le consentement, l’admissibilité, les préférences de contact, les communications de suivi et la gouvernance des données.

Pour nQuerio, cela signifie continuer à traiter la rémunération des participants comme une composante de la coordination responsable de la recherche.

Aujourd’hui, nQuerio prend en charge la rémunération des participants au moyen du programme Amazon Incentives. À mesure que les équipes de recherche travaillent avec différentes populations de participants, institutions et pays, nous nous attendons à ce que les options de rémunération évoluent également. Notre objectif est d’offrir aux équipes de recherche une certaine souplesse dans la façon dont les incitatifs sont livrés, tout en préservant les mêmes principes de traçabilité, de confidentialité et de contrôle par les chercheurs.

L’objectif n’est pas de retirer la supervision humaine.

L’objectif est d’aider les équipes de recherche à passer moins de temps à rapprocher des feuilles de calcul et des dossiers de cartes-cadeaux, et plus de temps à mener l’étude elle-même.